Kegiatan penataan ruang pada dasarnya terdiri dari tiga kegiatan utama, yakni perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang. Ketiga hal ini akan dilaksanakan secara simultan dan menerus sehingga setiap kesesuaian dan ketidaksesuaian atau simpangan yang ada dapat dikendalikan atau disesuaikan sejak lebih awal. Terkait dengan pemanfaatan ruang ini, maka para pelaku pembangunan (stake holders) seharusnya mengetahui program pembangunan sehingga terjadi kesinambungan antara perencanaan dan pelaksanaan.

5.1. KETENTUAN UMUM
Menurut Undang-Undang No. 24 Tahun 1992 dalam pasal 15 disebutkan bahwa : (1) pemanfaatan ruang dilakukan melalui pelaksanaan program pemanfaatan ruang, beserta pembiayaannya, yang didasarkan atas tata ruang dan (2) pemanfaatan ruang ini diselenggarakan secara bertahap sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan dalam rencana tata ruang. Berdasarkan ketentuan tersebut, bahwa pelaksanan program pembangunan yang berwawasan lingkungan atau berkaitan dengan penggunaan ruang harus disesuaikan dan disinkronkan dengan tata ruang yang telah ditetapkan.
Proses penataan ruang jika dikaitkan dengan prinsip manajemen (pemrograman, pengorganisasian, pelaksanaan and pengontrolan atau pengendalian), pada bagian proses perencanaan akan sama dengan formulasi kebijaksanaan. Sedangkan bagian proses pemanfaatan akan terdiri dari beberapa bagian proses yaitu : pemrograman, pengorganisasian dan pelaksanaan. Undang-Undang No. 24 Tahun 1992 menggariskan bahwa bagian proses pemanfaatan ruang terdiri atas 2 sub bagian proses, yaitu :
a. Program pemanfaatan ruang
Dalam mewujudkan rencana tata ruang, maka diperlukan program yang bersumber dari pemerintah (bersifat public investment) dan program yang berumber dari masyarakat dan swasta (private investment).
Program yang bersumber dari pemerintah umumnya melalui mekanisme perencanaan dari bawah yang pada akhirnya terwujud dalam bentuk RAPB Kabupaten/Kota, RAPBD Kota dan RAPBN. Program yang bersumber dari masyarakat dan swasta umumnya sulit diprogramkan tetapi harus selalu dibina dan diarahkan sejalan dengan penyelenggaraan kegiatan pemerintah dan pembangunan di daerah.
b. Penataan tanah dan bangunan
Kebijaksanaan dan kegiatan penatagunaan tanah dan bangunan mutlak diperlukan untuk menjalankan program pemanfaatan ruang. Perwujudan penatagunaan tanah memerlukan instrumen khusus yang disebut peraturan zoning dan semacam pedoman penerapan peraturan tersebut dalam pelayanan umum harian. Peraturan zoning ini tidak hanya mengatur obyek tanah, tetapi juga obyek-obyek bangunan dan obyek kegiatan. Selain itu peraturan zoning tidak hanya mengatur ijin, tetapi juga mengatur masalah-masalah pelayanan non perijinan.
Secara lebih jelas, mekanisme penatagunaan tanah berdasarkan rencana tata ruang adalah sebagai berikut :
- Swasta/masyarakat diberi ijin lokasi yang menunjukkan batas dan penggunaan tanahnya.
- Swasta/masyarakat menyusun rencana tapak/block plan dalam batas kawasan yang diijinkan, dimana umumnya rencana tapak dan block plan setara dengan Rencana Teknis Ruang Kawasan.
- Pemerintah mengevaluasi dan mengesahkan rencana tapak yang diajukan (termasuk kewajiban pemohon terhadap pembangunan prasarana dan sarana umum yang diperlukan).
- Pemerintah memberikan IMB (dan IPB) secara bertahap terhadap kawasan dimaksud.
Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 9 Tahun 1998 tentang Tata Cara Peran serta Masyarakat dalam Proses Perencanaan Tata Ruang di Daerah menyebutkan bahwa peran serta masyarakat adalah berbagai kegiatan masyarakat, yang timbul atas kehendak dan keinginan sendiri ditengah masyarakat, untuk berminat dan bergerak dalam penyelenggaraan penataan ruang, yang dalam peraturan ini adalah dalam proses perencanaan tata ruang.
Penyusunan dan penetapan tata ruang dilakukan oleh Pemerintah Daerah dengan peran serta masyarakat. Peran serta ini dapat dilakukan oleh orang-seorang, kelompok orang, termasuk masyarakat hukum adat, kelompok profesi, kelompok minat dan badan hukum.
Pada pasal 6 disebutkan, pelaksanaan peran serta masyarakat dalam proses perencanaan tata ruang wilayah dan Kota dapat berbentuk :
a. Pemberian masukan dalam penentuan arah pengembangan wilayah yang akan dicapai.
b. Pengindetifikasian berbagai potensi dan masalah pembangunan, termasuk bantuan untuk memperjelas hak atas ruang di wilayah dan termasuk pula perencanaan tata ruang kawasan.
c. Bantuan untuk merumuskan perencanaan tata ruang wilayah kabupaten/kota
d. Pemberian informasi, saran, pertimbangan atau pendapat dalam penyusunan strategi dan struktur pemanfaatan ruang wilayah kabupaten/kota.
e. Pengajuan keberatan terhadap rancangan RTRW kabupaten/kota.
Pelaksanaan peran serta tersebut dilakukan dengan pemberian saran, pertimbangan, pendapat, tanggapan, keberatan atau masukan terhadap informasi tentang penentuan arah pengembangan, pengidentifikasian potensi dan masalah, serta rancangan RTRW Kota. Penyampaian tersebut dilakukan secara lisan atau tertulis terhadap Walikota dan DPRD Kota. Selain itu peran serta masyarakat dapat berbentuk bantuan dana dalam penyusunan rencana rinci tata ruang kawasan di wilayah kota yang dilaksanakan oleh masyarakat yang mempunyai hak atas ruang kawasan yang direncanakan.
Pada pasal 9, disebutkan bahwa pimpinan/DPRD dalam perencanaan tata ruang berperan dalam :
a. Menerima syarat, pertimbangan, pendapat, tanggapan, keberatan atau masukan untuk dijadikan pertimbangan dalam penetapan rencana tata ruang.
b. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan rencana tata ruang.
Pada pasal 10 ini, disebutkan bahwa kepala daerah dalam perencanaan daerah berperan dalam :
a. Mengumumkan rencana penyusunan atau penyempurnaan tata ruang pada masyarakat setempat.
b. Menerima dan memperhatikan saran, pertimbangan, pendapat, tanggapan, keberatan atau masukan yang disampaikan oleh masyarakat dalam proses perencanaan tata ruang.
c. Menindaklanjuti saran, pertimbangan, pendapat, tanggapan, keberatan atau masukan untuk dijadikan pertimbangan dalam penetapan rencana tata ruang.
Sedangkan bentuk partisipasi masyarakat secara administrasi dalam penataan ruang terdapat pada pasal 13 butir lima (5) yaitu :
a. Dalam penyusunan RTRW harus melibatkan masyarakat sampai tingkat kecamatan
b. Dalam penyusunan RDTRK harus melibatkan masyarakat sampai tingkat kelurahan/desa.
c. Dalam penyusunan RTRK harus melibatkan masyarakat sampai tingkat RT dan RW.

5.2. KETENTUAN ADMINISTRASI
Untuk menghindari adanya konflik penggunaan ruang, maka revisi rencana yang telah tersusun harus terbuka untuk umum, sehingga setiap lokasi di wilayah Kota Malang sudah jelas peruntukan lahannya. Dengan demikian, revisi rencana yang telah tersusun akan mudah dibaca dan diikuti oleh berbagai pihak, baik oleh pemerintah sendiri, masyarakat secara perorangan, maupun swasta yang akan mengembangkan kegiatan dalam skala kecil, menengah, maupun dalam skala besar. Sehubungan dengan keterbukaan revisi rencana tata ruang ini maka diusulkan suatu tindakan administratif sebagai berikut :
1. Rencana tata ruang pada berbagai tindakan dan berbagai jenis yang berkaitan langsung dengan masyarakat sebaiknya diumumkan secara terbuka (dalam arti masyarakat atau swasta bisa melihat tentang rencana peruntukan pada setiap wilayah) tetapi untuk ini mekanismenya dapat diatur dengan mengenakan retribusi bagi yang akan melihat. Besarnya retribusi akan ditetapkan dalam perda tersendiri. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka bagi berbagai pihak yang akan mengusulkan suatu program pembangunan yang berkaitan dengan tata ruang sudah dapat memperkirakan pada lokasi mana sebaiknya melakukan kegiatan tersebut. Beberapa hal yang berkaitan dengan kemungkinan perubahan tata ruang digunakan pedoman ketentuan pengaturan zoning kawasan. Berdasarkan arahan lokasi dan pengembangan kegiatan tersebut, kepada pihak yang akan melakukan kegiatan yang mengakibatkan perubahan guna lahan harus mengajukan ijin prinsip (advis planning), berikutnya dilakukan proses perijinan untuk pelaksanaan pembangunan. Untuk perubahan guna lahan yang bukan untuk kawasan terbangun harus mengadakan koordinasi dengan instansi terkait.
2. Untuk tindakan yang menyimpang dari ketentuan revisi rencana tata ruang yang telah ditetapkan diusulkan tindakan sebagai berikut :
- Bila penyimpangannya tidak menimbulkan banyak masalah dan tidak mengganggu kualitas lingkungan hidup, sebaiknya kegiatan tersebut tetap dapat berlangsung dengan catatan memberikan kontribusi (misalnya dikenakan semacam retribusi pelanggaran) lebih dibandingkan dengan kegiatan sejenis tetapi tidak melakukan pelanggaran tata ruang. Hal ini merupakan interpretasi lebih lanjut dari UU No. 24/92 pasal 18 butir 2 yang berbunyi : penertiban terhadap pemanfaatan ruang yang tidak sesuai dengan rencana tata ruang diselenggarakan dalam bentuk pengenaan sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Bila penyimpngan yang ada ternyata sangat mengganggu wilayah sekitarnya, ataupun menimbulkan masalah lingkungan, maka untuk kegiatan ini sebaiknya ijin operasionalnya dibatalkan atau paling tidak ijinnya tidak diperpanjang sesuai dengan masa berlakunya kegiatan tersebut.
Berkenaan dengan hal di atas, maka sangat diperlukan kesiapan operasionalisasi rencana pada tingkat yang lebih detail, serta kesiapan aparat pemerintah yang terkait langsung dengan perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian tata ruang di wilayah Kota Malang. Selain itu masyarakat juga perlu diberi penyuluhan tentang pembangunan yang berwawasan tata ruang dan lingkungan.

5.3. INSTITUSI PELAKSANAAN
Pada dasarnya pelaksanaan pemanfaatan ruang ini terkait dengan perijinan, dan koordinasi pembangunan. Untuk itu maka berdasarkan Inmendagri No 19 tahun 199 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Penataan Ruang di Daerah (TKPRD), maka dalam penataan dan pemanfaatan ruang di wilayah Kota pada dasarnya menjadi tanggung jawab Walikota. Dalam pelaksanaannya Walikota dibantu oleh TKPRD untuk memantau dan mengendalikan pemanfaatan ruang kota.
A. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi
1. Kedudukan
a. Dalam melaksanakan tugasnya TKPRD Kota berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota sebagai kepala daerah.
b. Dalam melaksanakan tugasnya TKPRD Kota berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota.
2. Tugas Pokok
a. Merumuskan dan mengkoordinasikan penyusunan kebijaksanaan Walikota dalam penataan ruang di Kota, dengan memperhatikan kebijaksanaan penataan ruang Tingkat Propinsi dan Nasional.
b. Mengkaji dan memberikan saran kepada Walikota terhadap permasalahan yang timbul dalam penataan ruang ditingkat Kota.
c. Melaporkan hasil kegiatannya kepada Walikota setiap 3 (tiga) bulan sekali.
3. Fungsi
a. Dalam melaksanakan tugasnya, TKPRD Kota mempunyai fungsi :
1. Koordinasi, dalam arti mengatur dan membina kerjasama serta mensinkronisasikan seluruh kegiatan Instansi Otonom dan Vertikal di Kota dalam perumusan kebijaksanaan Walikota Kepala Daerah dibidang penataan ruang kota.
2. Pembinaan, dalam arti melaksanakan konsultasi dengan Badan Koordinasi Tata Ruang Propinsi (BKTRP) dibidang penataan ruang, Walikota dalam rangka mensinkronisasi dan pengendalian pelaksanaan RTRW Propinsi serta RTRW Kota;
3. Penyuluhan, dalam arti merumuskan kegiatan pelaksanaan pemasyarakatan kebijaksanaan strategi penataan ruang Tingkat Kota kepada seluruh Instansi dan masyarakat luas.
b. Dalam melaksanakan tugasnya, TKPRD Kota mempunyai fungsi :
1. Koordinasi, dalam arti mengatur dan membina kerjasama serta mensinkronisasikan seluruh kegiatan Instansi Daerah, dalam perumusan kebijaksanaan di bidang penataan RTRW Kota;
2. Pembinaan, dalam arti melaksanakan sinkronisasi dengan Walikota Kepala Daerah dibidang penataan ruang sesuai dengan kesepakatan bersama, dalam rangka sinkronisasi dan pengendalian pelaksanaan RTRW Kota;
3. Penyuluhan, dalam arti merumuskan kegiatan pelaksanaan pemasyarakatan kebijaksanaan strategi penataan ruang Kota kepada seluruh Instansi serta masyarakat luas.
B. Susunan Organisasi
A. TKPRD Kota
1. Pembentukan TKPRD Kota ditetapkan dengan Surat Keputusan Walikota, dengan susunan keanggotaan terdiri :
a. Penanggung Jawab : Walikota
b. Ketua : Wakil Walikota
c. Ketua Harian : Ketua BAPPEDA Kota
d. Wakil Ketua : Kepala Dinas KIMPRASWIL
e. Sekretaris : Kabid. Fispras BAPPEDA Kota
f. Anggota : 1. BPN
2. Dinas Pertanian
3. Kepala Biro Hukum
4. Kepala Biro Lingkungan Hidup
5. Ketua BKPMD
6. Asisten II Sekwilda Kota
7. Ass. Ter Kodam/ Dan Rem
8. Kepala Dinas terkait.


2. Tata Kerja
a. TKPRD Kota bersidang minimal 3 (tiga) bulan sekali;
b. Tim bersidang membahas hal-hal prinsip dan memberikan alternatif kebijaksanaan serta saran pemecahan masalah, untuk selanjutnya diputuskan oleh Walikota;
c. Dalam rangka mendayagunakan kerja TKPRD Kota, dapat dibentuk Tim Teknis/Pokja Tata Ruang Kota;
d. TKPRD Kota menyiapkan laporan Walikota tentang perkembangan kegiatan Penataan Ruang Tingkat Kota kepada BKTRP setiap 6 (enam) bulan sekali, .
B. Tim Teknis/Pokja tata Ruang Kota
1. Pembentukan Tim Teknis/Pokja Tata ruang Kota ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua TKPRD Kota, dengan susunan keanggotaan terdiri dari :
a. Ketua
b. Wakil Ketua

c. Sekretaris
d. Anggota-anggota
: Kabid Fispras Bappeda Kota
Kasubdin KIMPRASWIL

Dinas KIMPRASWIL
Kasi Tata Ruang Bappeda Kota
1. Unsur Bappeda Kota
2. Unsur KIMPRASWIL
3. Unsur BPN
4. Unsur Dinas Terkait Dengan Penataan Ruang.
5. Unsur Perguruan tinggi/PSL
6. Unsur Pakar
7. Organisasi Profesi
2. Tugas tim Teknis :
a. Menyiapkan bahan bagi TKPRD Kota guna perumusan kebijaksanaan Walikota dalam penataan ruang wilayah Kota dan strategi pengembangan tata ruang secara serasi, selaras dan terpadu.
b. Menginventarisasi dan mengkaji permasalahan yang timbul dalam penataan ruang Tingkat Kota serta merumuskan alternatif pemecahannya.